DATENSCHUTZERKLÄRUNG
Kunden, Lieferanten
1. Gesetz, Begriffsdefinition
Mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des neuen österreichischen Datenschutzgesetztes (DSG) am 25.05.2018 wurde die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Schutz natürlicher Personen neu geregelt.
Gemäß Art. 4 Z 1 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind ,,personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (= Betroffener) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung
- zu einer Kennung, wie einem Namen,
- zu einer Kennnummer,
- zu Standortdaten,
- zur Online-Kennung oder
- zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen
identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, psychologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.
2. Betroffene
Im Zuge der Geschäftsabwicklung der solarWork montageservice gmbH (nachfolgend angeführt als Verantwortliche) mit ihren
- Auftraggebern und deren Kontaktpersonen
- Lieferanten und deren Kontaktpersonen
- sonstigen Geschäftspartnern
erhebt, speichert, verarbeitet und übermittelt die Verantwortliche von den o.a. Betroffenen personenbezogene Daten.
3. Verarbeitungszweck
Diese Daten sind zur Erfüllung der jeweiligen Verträge, wie
- Montage und bezughabenden Herstellungs- und Vorbereitungsarbeiten
- sonstigen Verträgen mit sonstigen Geschäftspartnern bzw. sonnigen Lieferanten
bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
Des Weiteren werden bestehende Kunden- und Lieferantdaten und Daten sonstiger Geschäftspartner iRd Buchführungspflicht (Rechnungswesen) und zur Durchführung von Marketingmaßnahmen für die Verantwortliche verwendet. Dabei werden personenbezogene Daten für folgende Maketingzwecke genutzt: Zusendung von Newslettern (per Mail und/oder postalisch) bzw. sonstigen Informationen und Einladungen zur Firmenveranstaltungen.
4. Rechtsgrundlage
Die Datenverarbeitung erfolgt einerseits
- gem. Art 6 Abs 1 lit b DSGVO für die Erfüllung des jeweils abgeschlossenen Vertrages
und andererseits - gem. Art 6 Abs 1 lit c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gem. § 132 BAO (Aufbewahrungsfrist 7 Jahre); § 190 UGB (Buchführungspflicht); § 212 UGB (Aufbewahrungs-pflicht)
5. Empfänger der personenbezogenen Daten
Die personenbezogenen Daten werden zur Erfüllung der vertraglichen und rechtlichen Pflichten an folgende Unternehmen übermittelt:
- Steuerberatung/Buchhaltung
- Bank
- Provider /IT-Dienstleiser (f. Serer, Backup)
- Externer Betreiber Verwaltungssoftware (als Auftragsverarbeiter)
- Inkassounternehmen im Anlassfall
- Mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner
- Versicherungen im Anlassfall
- so. öffentl. Behörden und Förderstellen im Anlassfall
- Gericht und so. Verwaltungsbehörden im Anlassfall
- Rechtsvertreter im Geschäfts- und Anlassfall
- Inkassounternehmen im Anlassfall
6. Löschungs- und Aufbewahrungsfristen
Bei Aufnahme der personenbezogenen Daten wird bei der Verantwortlichen ein Handakt/elektronischer Akt angelegt, welcher sämtliche Verträge, Korrespondenzen etc. beinhaltet. Dieser Akt wird für die Dauer des jeweiligen Auftrages bzw. der jeweiligen Geschäftsbeziehung aufbewahrt/gespeichert.
Nach Beendigung muß der Akt für eine mögliche Überprüfung des Finanzamtes 7 Jahre im Unternehmen der Verantwortlichen aufbewahrt werden. Für allfällige Rechtsstreitigkeiten aus dem jeweiligen Vertrag wird dieser Akt darüber hinaus bis zu 30 Jahre archiviert – bis zum Ablauf der absoluten Verjährungsfrist gem. § 1489 ABGB. Ausgenommen davon sind nicht mehr benötigte Kontodaten, die vorzeitig gelöscht werden. Zugang zu den archivierten Papierakten hat ausschließlich der zuständige Sachbearbeiter sowie die Geschäftsführung.
7. Betroffenenrechte
a) Auskunfsrecht
Im Sinne des Art. 15 DSGVO hat jeder Betroffene das Recht, von der Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob seine personenbezogenen Daten verarbeitet wurden und – wenn ja – über folgende Informationen aufgeklärt zu werden:
- die Verwendungszwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
- die Art von Daten (= Kategorien personenbezogener Daten), die verarbeitet werden,
Datenschutzerklärung solarWork montageservice gmbh - die Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen,
- falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder - falls dies nicht möglich ist - die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer,
- das bestehende Recht auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung,
- das Bestehen eines Beschwerderechts bei der Aufsichtsbehörde,
- wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten,
- die Nutzung automatisierter Entscheidungsfindungssysteme (incl. Profiling) sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.
b) Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit, Widerspruch, Widerruf der Einwilligung
Darüber hinaus hat jeder Betroffene gem. Art 16 bis 21 DSGVO ebenso das Recht, die BERICHTIGUNG seiner unrichtigen personenbezogenen Daten oder deren unverzügliche LÖSCHUNG - sofern einer der nachfolgenden Gründe vorliegt - zu verlangen:
- die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder in sonstiger Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig,
- die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung,
- die betroffene Person legt Widerspruch gegen die Verarbeitung ein, und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Weiterverarbeitung vor,
- die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet,
- die Löschung der personenbezogenen Daten ist für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (lt. Unionsrecht bzw. Recht der Mitgliedstaaten) erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt,
- die personenbezogenen Daten wurden bei einem Kind im Zusammenhang mit Diensten der Informationsgesellschaft ermittelt.
Ein Recht auf Löschung der Daten gemäß Art. 17 DSGVO besteht jedoch NICHT, wenn die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Vertragserfüllung) erforderlich ist.
Jeder Betroffene (Wärmekunde, Hackgutlieferant, sonstiger Lieferant/Geschäftspartner) hat das Recht, „seine“ Daten „in einer maschinenlesbaren Form“ zu erhalten (Recht auf Übertragbarkeit) sowie für seine eigenen Zwecke und verschiedenen Dienste wiederzuverwenden. Dieses Recht kann auch in einem aufrechten Vertragsverhältnis geltend gemacht werden.
Ansuchen auf Übertragbarkeit der personenbezogenen Daten sind in schriftlicher Form unter Nachweis der Identität des Betroffenen (Ausweiskopie) bei der Verantwortlichen zu stellen.
Ebenso hat jeder das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten WIDERSPRUCH einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling.
Die Verantwortliche verarbeitet sodann die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der Betroffenen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Durch den WIDERRUF DER EINWILLIGUNG gem. Art. 7 DSGVO wird die Rechtsmäßigkeit bisheriger Verarbeitungen (die auf Grundlage der Einwilligung erfolgt sind) nicht berührt. Ein Widerruf kann schriftlich oder mündlich erfolgen - für die Beweiskraft wird jedoch Schriftform empfohlen.
c) Beschwerderecht
Jeder Betroffene hat gem. Art. 77 DSGVO und § 24 DSG das Recht binnen eines Jahres nach Kenntnis der Datenschutzverletzung Beschwerde bei der Datenschutzbehörde zu erheben, wenn die Verantwortliche bei der Verarbeitung der ihn betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO oder das DSG verstoßen hat.
Sollte sich die Datenschutzbehörde mit der Beschwerde nicht befassen oder den Betroffenen nicht innerhalb von drei Monaten über den Stand oder das Ergebnis der erhobenen Beschwerde informieren, steht dem Betroffenen auch die Anrufung des Bundesverwaltungsgerichtes offen.
Alle Anfragen und Ansuchen an die Verantwortliche (betreffend Pkte. 7. a) bis c)) sind in schriftlicher Form unter Nachweis der Identität des Betroffenen (Ausweiskopie) zu stellen.
Kontaktdaten der Verantwortlichen
solarWork montageservice gmbh
Preding 311, Gewerbepark West
8504 Preding
Geschäftsführer Habersack Robert
Tele.: +43 3136 55 7 28
office@solarwork.at